Home > Thủ thuật > Bảo vệ bảng tính Excel 2003

Bảo vệ bảng tính Excel 2003


Là nhân viên văn phòng, nhân viên kế toán…thì việc bảo vệ bảng tính là 1 nhu cầu không thể thiếu. Và MS Excel cũng cung cấp cho bạn nhiều phương thức khác nhau để bảo vệ dữ liệu của bạn. Bài này sẽ giới thiệu đến các bạn một số phương pháp bảo vệ bảng tính: bảo vệ 1 vùng ô, bảo vệ các ô có công thức không cho phép chỉnh sửa, thiết lập mật mã chỉ mở file, chỉ đọc hay ẩn sheet bằng mật mã.

1. Bảo vệ file bằng mật khẩu
Để bảo vệ file, bạn có 2 lựa chọn là:

  • Password to open: mật khẩu để mở file, bạn cần phải có mật khẩu mới có thể mở file để xem.
  • Password to modify: mật khẩu để chỉnh sửa, thay đổi, khi có mật khẩu này, bạn mới có thể thay đổi, chỉnh sửa file được.

a. Thiết lập mật khẩu
Bạn vào menu Tools\Options

Trong hộp thoại Options, chọn tab Security

Tại ô Password to open: bạn gõ vào mật khẩu để mở file.
Tại ô Password to modify: bạn gõ vào mật khẩu để chỉnh sửa
Xem tiếp>>

Bạn có thể thiết lập cả 2 loại mật khẩu, hoặc 1 trong 2 cũng được, tùy thích.
Sau đó click OK, Excel sẽ yêu cầu bạn xác nhận lại các mật khẩu đã thiết lập.

Xác nhận lại mật khẩu để mở file

Xác nhận lại mật khẩu để chỉnh sửa

b. Nó hoạt động thế nào?
Khi bạn mở 1 file có thiết lập mật khẩu để mở (Password to open), Excel sẽ yêu cầu bạn cung cấp mật khẩu

Nhập Password to open để mở file

Bạn cần nhập đúng mật mã để tiếp tục mở file, nếu không bạn sẽ nhận được thông báo

Nhập sai Password to open

Nếu bạn có thiết lập mật khẩu để chỉnh sửa (Password to modify), Excel sẽ yêu cầu bạn nhập mật mã này

Nhập Password to modify

Bạn cần nhập đúng mật mã để chỉnh sửa, nếu không có mật mã, bạn bấm Read Only để mở file ở chế độ Chỉ đọc. Lúc này bạn có thể xem, có thể chỉnh sửa, nhưng khi bạn Save file, Excel sẽ yêu cầu bạn Save As thay vì lưu đè lên file cũ.

c. Gỡ bỏ mật mã
Để gỡ bỏ mật mã, bạn cần mở file và cung cấp đầy đủ các mật mã đã thiết lập. Sau đó vào Tools\Options. Trong hộp thoại Options, tìm đến tab Security và xóa các mật khẩu và nhấn OK.

2. Bảo vệ 1 phần bảng tính
Các bạn xem bảng tính đơn giản dưới đây.

Cột C là tổng của cột A và B. Chúng ta sẽ bảo vệ các ô C2:C4 để người ta không thể chỉnh sửa kết quả này được.
Mặc định, tất cả các ô trong sheet đều ở chế độ được bảo vệ. Chúng ta sẽ hủy chế độ bảo vệ của tất cả các ô, sau đó chỉ thiết lập bảo vệ cho những ô cần thiết.
Bạn nhấn Ctrl + A (hoặc click vào ô trống giao nhau giữa tiêu đề hàng và tiêu đề cột) để chọn cả sheet. Sau đó click phải và chọn Format cells, hộp thoại Format Cells hiện ra, sang tab Protection và bỏ chọn ô Locked và nhấn OK.

Bỏ dấu check trước ô Locked

Sau khi bạn OK, hãy xem qua những ô có công thức, chúng sẽ có dấu chấm than và các tam giác màu xanh, rê chuột vào sẽ có thông báo thế này.

Nó thông báo rằng mấy ô này có công thức mà không được bảo vệ đấy. Không sao, bây giờ chúng ta sẽ bảo vệ nó. Bạn chọn 3 ô này, click phải và chọn Format Cells, sang tab Protection trong hộp thoại Format Cells và chọn Locked, sau đó nhấn OK. Mấy dấu chấm than và hình tam giác đã biến mất.
Bây giờ bạn vào menu Tools\Protection\Protect Sheet

Trong hộp thoại Protect Sheet, tại ô Password to unprotect sheet, bạn gõ mật mã để bảo vệ file.
Trong phần Allow all user of this worksheet to, bạn sẽ thiết lập các quyền mà dùng thực hiện bằng cách đánh vào dấu chọn trước phần mô tả các quyền. Có rất nhiều quyền cho bạn lựa chọn. Mặc định, người dùng được phép click chọn các ô được bảo vệ và các ô không được bảo vệ.

Thiết lập quyền của người dùng

Bạn cứ để mặc định như vậy và nhấn OK. Excel sẽ yêu cầu bạn xác nhận lại mật mã.

Bây giờ bạn click vào vùng ô mình vừa bảo vệ (vùng C2:C4) và thử thay đổi giá trị xem, bạn sẽ nhận được thông báo

Bạn không thể thay đổi giá trị của các ô được bảo vệ.
Bạn cũng có thể ngăn không cho người xem click chọn vào các ô được bảo vệ bằng cách bỏ dấu chọn Select locked cells trong hộp thoại Protect sheet ở trên.
Bây giờ nếu bạn muốn thay đổi công thức, hay giá trị, bạn cần bỏ chế độ bảo vệ (Unprotect sheet): bạn vào Tools\Protection\Unprotect Sheet, nhập mật mã bảo vệ và OK

3. Bảo vệ cấu trúc 1 workbook
Bạn vào Tools\Protection\Protect Workbook

Đánh dấu chọn vào ô kiểm trước chữ Structure, nhập mật mã vào ô Password (optional) và nhấn OK. Sau đó xác nhận lại mật mã và OK một lần nữa.

Việc bảo vệ cấu trúc 1 workbook sẽ ngăn người khác xóa, thêm, copy hay di chuyển, đổi tên các worksheet.

Để gở bỏ việc bảo vệ workbook, bạn vào Tools\Options\Unprotect Workbook, nhập mật mã và nhấn OK.

4. Giấu 1 worksheet
Có 1 cách giấu “mềm” và 1 cách giấu “cứng”, chúng ta làm theo kiểu giấu “mềm” trước nha.
Cách này rất đơn giản, bạn di chuyển sang sheet cần giấu, vào Format\Sheet\Hide

Cách này khá đơn giản và cũng chỉ giấu được những người chưa rành lắm về Excel.
Cách 2 cứng “hơn” đây: bạn vào Tools\Macro\Visual Basic Editor (hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + F11)

Cửa sổ Microsoft Visual Basic sẽ hiện ra, bạn sẽ nhìn thấy danh sách các worksheet của bạn ở khung bên trái và cửa sổ Properties của sheet đang chọn ở bên dưới (nếu không thấy của sổ Properties, bạn nhấn F4).

Bây giờ ta thử ẩn Sheet2, chọn Sheet2 trong danh sách, nhìn xuống cửa sổ Properties của nó, tìm đến mục Visible, bạn click vào và có 3 giá trị cho bạn chọn:

  • 1-xlSheetVisible: cho hiện sheet
  • 2-xlSheetHidden: ẩn sheet, tương tự kiểu giấu mềm ở trên.
  • 3-xlSheetVeryHidden: giấu “cứng” đây, chúng ta chọn cái này.

Chọn 3-xlSheetVeryHidden, sau đó  nhấn Alt + Q để trở về Excel, Sheet2 đã biến mất. Bạn sẽ không thể tìm thấy Sheet2 trong hộp thoại Unhide khi vào Format\Sheet\Unhide

Nếu mình có thể chọn 3-xlSheetVeryHidden để giấu thì người ta cũng có thể vào đây và chọn lại 1-xlSheetVisible để hiện Sheet2 lên mà? . Sẽ “cứng” hơn chút nữa nếu chúng ta có 1 mật mã để bảo vệ.

Trở lại của sổ Microsoft Visual Basic, click phải vào VBA Project (Book1) và chọn VBAProject Properties.

Trong hộp thoại VBAProject – Project Properties, bạn click chọn vào dấu kiểm Lock project for viewing, sau đó gõ mật mã vào ô Password và xác nhận lại bên dưới, nhấn OK.

Lưu ý là: ở phần giấu có mật mã này, sau khi click OK, bạn cần lưu file và đóng file này lại, sau đó mở lên mới thấy hiệu lực.

Để cho hiện lại Sheet2, bạn click phải vào VBA Project (Book1) và chọn VBAProject Properties, nhập mật mã và OK. Sau đó chọn Sheet2 trong danh sách và cho thuộc tính Visible của nó là 1-xlSheetVisible

  1. DoanNV
    22/12/2009 at 11:50 AM

    Bài viết rất hay, cảm ơn bạn

  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: